La gestion des données à l’Université Toulouse – Jean Jaurès

Résumé : À l’Université Toulouse – Jean Jaurès, l’accompagnement et la gestion des données sont assurées par le service de diffusion et de valorisation de la production académique (DVPA). Le service autour des données s’articule autour de deux offres : un plan de formation « Datadoc » à destination des doctorants et l’accompagnement des chercheurs sous la forme d’un guichet conseil. Il travaille actuellement à l’élaboration de préconisations pour la mise à disposition des données associées à des articles, à destination de responsables de revue.

Chloée Fabre a répondu à nos questions. Elle est responsable du service de diffusion et de valorisation de la production académique (DVPA) de l’Université Toulouse – Jean Jaurès. Rattaché au département du numérique du SCD, ce service avait à l’origine pour mission le signalement et la valorisation des thèses et des mémoires de l’établissement. Depuis 2018, des missions en lien avec la Science Ouverte se sont ajoutées, en collaboration avec la chargée de mission Science Ouverte de l’établissement (personnels BIATSS, IGE) : appui au contrôle qualité sur les dépôts dans le portail institutionnel HAL et développement d’un service d’appui à la gestion des données.

Cet entretien a été mené par Caroline Sophie Donati et Élise Lehoux. Article publié le 13 octobre 2020.

Université Toulouse – Jean Jaurès

• Disciplines : Arts, lettres et langues ; Sciences humaines et sociales ; Sciences, technologies, santé
• 9 campus
• 31 000 étudiants, dont 900 doctorants
• 800 chercheurs
• 24 unités de recherche
• 6 ANR en cours et 10 projets européens en cours dont 2 H2020 et 1 ERC

L’Université propose trois domaines de formation : Arts, lettres et langues, Sciences humaines et sociales et Sciences, technologies, santé répartis sur cinq UFR, sept instituts et deux écoles internes.

Les activités de recherche de l’établissement s’inscrivent principalement dans les champs Arts, lettres et langues et Sciences humaines et sociales. S’y développent également des recherches en mathématiques et informatiques ainsi que dans les sciences technologiques en raison de la présence de deux IUT.

Depuis quand votre service accompagne la gestion des données ? Comment s’est constitué votre service ?

Les missions d’accompagnement à la gestion des données sont assurées par le service de diffusion et de valorisation de la production académique (DVPA) depuis fin 2017 [4 agents]. Nous avons commencé à travailler sur la question de la gestion des données dans l’optique d’améliorer la formation et l’accompagnement des doctorants. Nos formations ont été proposées aux trois écoles doctorales de l’établissement. Par la suite, la DAR (Direction en Appui à la Recherche) nous a sollicités pour élargir notre périmètre aux unités de recherche. Ainsi, nous proposons désormais un accompagnement à la gestion des données à l’ensemble des chercheurs.

L’effectif du service a augmenté dans le cadre de ses nouvelles missions (1 agent catégorie B arrivée en 2019) : le service est aujourd’hui composé de 3.8 ETP (1 catégorie A, 2 catégories B et 0,8 catégorie C) dont 1 ETP dédié aux données de la recherche, 2.5 ETP dédiés aux mémoires, thèses et HDR ainsi que 0.3 ETP pour le contrôle qualité des dépôts dans HAL.

Comment accompagnez-vous les chercheurs ?

Aujourd’hui, nous offrons deux services :

• Une offre de formation à destination des doctorants:

Depuis la rentrée universitaire 2019-2020, nous proposons un plan de formation en partenariat avec la MSH-Toulouse, le service Valorisation de la DAR, les écoles doctorales et l’URFIST Occitanie. À partir des données collectées ou générées durant le travail de thèse, nous proposons une formation à la gestion des données et à l’élaboration d’un plan de gestion de données. Le plan de formation comprend un tronc commun de 8 séances réparties sur la durée du doctorat. L’évaluation de l’acquisition des compétences est basée sur la rédaction d’un plan de gestion associé au travail de la thèse dans les mêmes conditions qu’un projet financé (1^ère version d’un PGD dans les 6 premiers mois, PGD révisé à la fin de la 2^ème année et PGD final en fin de la 3^ème année).

• Un accompagnement des chercheurs :

Nous proposons un accompagnement à la rédaction de plans de gestion de données à destination des porteurs de projets sous la forme d’un guichet conseil assuré par l’équipe des bibliothécaires du service DVPA : aide à la rédaction des PGD et relectures, formation à l’outil DMP OPIDoR et informations sur les bonnes pratiques. Ce guichet a été conçu en collaboration avec nos partenaires : nous sommes identifiés comme guichet unique et nous nous chargeons de mettre en relation les porteurs de projets avec les différents services concernés (informatique, DPO, Plateforme Universitaire de Données de Toulouse, …).

Ce service est fonctionnel depuis le début de l’année 2020. Nous avons accompagné depuis onze équipes projets dans la rédaction de leur PGD dont une H2020, deux ANR et une SINERGIA (appel à projet du Fonds National Suisse). Sept autres projets ont été déposés dans le cadre de l’appel à projet du Labex SMS (Structurations des mondes sociaux). Notre collaboration avec le Labex nous a permis d’être identifiés par les chercheurs et les équipes projets. La sensibilisation des équipes de recherche à la gestion des données et à la rédaction du PGD commence dès l’appel à projet.

L’accès à ce service se fait actuellement via une adresse générique, dmp[at]univ-tlse2.fr.

Nous allons prochainement compléter cette offre avec la mise en production d’une page institutionnelle sur DMP OPIDoR sur laquelle nous avons personnalisé les modèles proposés par les financeurs avec des recommandations et des exemples.

Nous intervenons également à la demande dans les unités de recherche.

Par ailleurs, l’établissement est également doté d’un groupe de travail « Revue ». Adossée à la Commission Recherche, ce groupe de travail contribue à l’évaluation de la qualité éditoriale des revues scientifiques produites au niveau de l’établissement et accompagne les équipes vers des projets d’édition électronique ouverte. Dans ce cadre, la chargée de mission Science Ouverte, qui co-pilote ce GT et est membre de REPERES (REseau de PEpinières de REvues Scientifiques), nous a sollicités afin de travailler avec elle sur la proposition d’une politique de données ouvertes associées aux articles afin de répondre à la demande d’un porteur de revue. Nous avons ainsi élaboré un ensemble de préconisations en nous fondant sur le cadre politique présenté par le groupe d’intérêt sur la normalisation et la mise en œuvre de la politique des données de la Research Data Alliance (RDA)[1]. Nous souhaitons à terme développer cet axe.

Comment est organisé l’accompagnement à la gestion des données dans votre établissement ?

L’établissement a mis en place un groupe de travail Science Ouverte en 2014, piloté par la chargée de mission Science Ouverte de l’établissement (DAR). Ce groupe travaille aux côtés de la Commission Recherche pour faire progresser la diffusion et le partage des résultats de recherche des laboratoires, de manière libre et ouverte. Il a notamment porté le projet de charte pour une science ouverte signé par l’établissement en septembre 2019.Ce GT est composé de représentants de la DAR, du SCD, d’élus doctorants à la Commission Recherche, d’enseignants-chercheurs et chercheurs dont certains sont également élus à la Commission Recherche. Dans ce cadre, un sous-groupe dédié aux « données de la recherche », piloté par la responsable du service de la diffusion et de la valorisation de la production académique (SCD), a été créé fin 2018.

Les services d’appui à la gestion des données proposés par le DVPA fonctionnent en étroite relation avec différents acteurs :

• Les DPO recherche (université et CNRS) pour tous les aspects liés au règlement général sur la protection des données (RGPD)
• Le service valorisation de la DAR pour toutes les questions de propriété intellectuelle
• La Maison des Sciences de l’Homme et de la Société de Toulouse (MSHS-T) pour leur expertise quant aux solutions de stockage et de conservation des données
• La Plate-forme Universitaires de Données de Toulouse (PUD-T) pour leur expertise dans l’identification de sources de données disponibles dans le champ des SHS et dans l’utilisation d’outils et de méthodes liés au traitement et à l’analyse des données

Ces différents acteurs sont parties prenantes de l’ensemble des services que nous proposons que ce soit en intervenant directement dans notre offre de formation ou dans le cadre de l’accompagnement à la rédaction des plans de gestion de données.

Présentez une action particulièrement importante pour votre établissement d’accompagnement à la gestion des données.

L’action qui nous paraît la plus importante est la mise en place du plan de formation à destination des doctorants « DataDoc ».

Au départ, l’objectif de ce projet était d’intégrer les enjeux de la gestion de données dans les formations doctorales en proposant un appui à la rédaction de plan de gestion des données et inciter au dépôt numérique des données en parallèle du dépôt de la thèse. Le travail préparatoire nous a permis de rencontrer les différents acteurs de l’établissement intervenant sur ces questions : les personnels d’appui à la recherche, la DPO et les services informatiques rattachés à la recherche. Cette étape nous a permis de construire des collaborations fortes avec ces différents services mais également de développer des partenariats en dehors de l’établissement pour s’appuyer sur des compétences, outils et services existants avec la MSH-Toulouse et l’URFIST Occitanie. En parallèle, nous avons rencontré des doctorants, des enseignants-chercheurs porteurs de projet financés afin d’identifier leurs pratiques et leurs besoins ce qui nous a permis d’appréhender le panorama des données produites au sein de l’établissement mais également de créer une dynamique au sein du service sur ces nouvelles missions.

La mise en place de cette première action nous a ainsi permis de construire progressivement le service d’accompagnement autour de la gestion des données en adoptant la stratégie des petits pas.

Lien vers DataDoc : https://bibliotheques.univ-tlse2.fr/datadoc/

[1] Hrynaszkiewicz, I., Simons, N., Hussain, A., Grant, R. and Goudie, S., 2020. « Developing a Research Data Policy Framework for All Journals and Publishers ». Data Science Journal, 19(1), p. 5. DOI : http://doi.org/10.5334/dsj-2020-005