Université Paris-Saclay

Votre établissement

Pluridisciplinaire

275 laboratoires

18 Graduate Schools et institut

21 écoles doctorales

8 100 chercheurs et enseignants-chercheurs

4 500 doctorants

48 000 étudiants

11 000 personnels techniques et administratifs

Contrats en cours (signés en 2020) :

• ANR (hors PIA) : 164 nouveaux projets
• Europe (programme cadre et autres) : 133 nouveaux projets

Composé de :

• 10 composantes : Faculté de Médecine, Faculté de Pharmacie, Faculté des Sciences, Faculté Jean Monnet, Faculté des Sciences du sport, 3 IUT (Cachan, Orsay, Sceaux), Polytech, Observatoire des Sciences de l’Univers
• 4 établissements composantes : AgroParisTech, CentraleSupélec, ENS Paris-Saclay, Institut d’Optique – Graduate School
• 2 universités membres associés : Université d’Evry, Université de Versailles-Saint-Quentin-en-Yvelines
• 7 Organismes Nationaux de Recherche : IHES, INRAE, CEA, INRIA, ONERA, INSERM et CNRS

Depuis quand votre service accompagne la gestion des données ? Comment s’est constitué votre service ?

Les premières actions autour des données de la recherche ont été proposées en 2016. Il s’agissait alors de sessions de sensibilisation à la gestion des données et de relectures de DMP sur demande des laboratoires et des chercheurs. Ces services, à l’origine assez confidentiels, étaient proposés par deux collègues en charge des services à la recherche, qui consacraient environ 10% de leur temps de travail chacune aux questions des données.

Ces sujets prenant une importance croissante au sein de l’université, des postes ont été progressivement affectés sur la question des données de la recherche au sein de la DiBISO (Direction des Bibliothèques, de l’Information et de la Science Ouverte). Un poste de « chargé de mission Données de la recherche » a été ouvert en janvier 2021. Sa mission première est de créer et déployer une offre de services liée à la gestion et à la diffusion des données de recherche.  En outre, une « Chargée de gestion des données de la recherche » a pour mission de mettre en œuvre les services créés et « un chargé de projet EOSC » est notre expert sur les questions liées au futur cloud européen et plus largement sur les politiques européennes liées à la Science ouverte et aux données de la recherche. Ces collègues formeront à partir de septembre 2022 une cellule « données et appels à projets recherche », sous la responsabilité d’un chef d’équipe. Nous comptons donc aujourd’hui 4 postes consacrés à l’accompagnement à la gestion et à la diffusion des données de la recherche.

Enfin et surtout, nous travaillons en articulation très étroite avec l’ensemble des collègues travaillant sur la question des données de la recherche des universités membres associées, des établissements composantes et des organismes de recherche qui composent l’Université Paris-Saclay. Nous coordonnons d’ailleurs actuellement une réponse commune à l’appel à projet ministériel « Ateliers de la donnée », afin que chaque service développé au sein de ce réseau bénéficie à l’ensemble des chercheurs affiliés à l’Université Paris-Saclay.

Une des problématiques constantes de cette organisation est de réussir à desservir le nombre très important de laboratoires et de chercheurs de notre université, en adéquation avec leurs demandes et besoins !

Comment accompagnez-vous les chercheurs ? 

Nous accompagnons d’abord sur demande les chercheurs et laboratoires sur les enjeux et bonnes pratiques de gestion des données de recherche, que ce soit en rendez-vous individuels, avec l’équipe de recherche ou lors de séminaires de laboratoires. Nous offrons également un service de relecture de DMP : le chercheur nous envoie son DMP, nous lui proposons alors un entretien de sensibilisation à la gestion, la FAIRisation et l’ouverture des données, entretien au cours duquel nous commentons et apportons des propositions d’amélioration de son DMP. Ces échanges aboutissent parfois à des demandes plus spécifiques, auxquelles nous nous adaptons et qui nous permettent d’enrichir notre offre de services, comme par exemple, l’accompagnement au dépôt dans Zenodo ou l’aide au choix d’un entrepôt.  Enfin, toujours dans une volonté de sensibilisation, nous proposons des formations à destination de nos doctorants, en français, et depuis cette année en anglais et en chinois.

Nous souhaitons aussi concentrer nos efforts sur la donnée “en train de se faire”. Nous sommes donc en train de déployer une offre de services dans le cadre des réponses aux AAP pour obtenir des financements européens : aide à la rédaction des AAP, soutien à la gestion des données dans le cadre des projets,…. Nous accompagnons également la création d’un thésaurus dans le domaine des Sciences du climat (le projet Paleosaurus), en collaboration avec l’Inist-CNRS. Enfin, nous projetons de mettre à disposition des chercheurs des espaces de stockage pour les données en cours de projet, en collaboration avec le Mésocentre de l’université (structure qui allie calcul et traitement des données).

Mais il nous est également apparu important de mettre l’accent sur la vie des données en fin de cycle, et allons mettre en place des ateliers de « Datagraphie » (contraction de « bibliographie » et de « data ») afin de partager les bonnes pratiques pour le partage, la découverte, la réutilisation et la citation des données.

Cette offre est amenée à évoluer. En effet, la préparation de notre réponse aux Ateliers de la donnée avec les partenaires de notre réseau nous a permis d’identifier dix-sept services qui reprennent et enrichissent les actions que nous avons déjà proposées.

Plusieurs actions communes ont déjà été menées : une enquête ayant pour objectif de dresser un panorama des connaissances, pratiques et besoins de nos chercheurs en termes de gestion des données de recherche (les résultats devraient être publiés d’ici mai 2022), une page web dédiée aux données de recherche et commune à tous nos établissements, et une formation en ligne obligatoire pour tous les doctorants (adaptation et enrichissement du parcours DORANum, que nous allons également traduire en anglais ; déploiement à la rentrée de septembre 2022).

La réponse commune que nous avons apportée à l’AAP Atelier de la donnée est une occasion pour notre réseau de confirmer notre volonté de mener des actions communes, de mutualiser notre offre de services et de proposer de nouveaux projets.

Comment est organisé l’accompagnement à la gestion des données dans votre établissement ?

C’est la cellule « Données et Appels à projets » de la DiBISO qui pilote le déploiement des services auprès des chercheurs et des laboratoires.

Pour accompagner l’ensemble des laboratoires de notre périmètre, nous pouvons également compter sur une dizaine de collègues « référents recherche », présents dans nos bibliothèques de site. Ces collègues sont ou seront formés aux enjeux des données de la recherche. Ils ont pour rôle d’apporter un premier niveau de services et de diffuser les bonnes pratiques aux équipes de recherche avec lesquelles ils sont en contact.

Notre action est menée en collaboration avec le Vice-Président Science ouverte, qui préside le comité de pilotage de la Science ouverte (co-organisé par le VP et la DiBISO), composé de chercheurs et d’experts de l’information scientifique et technique des différents établissements de l’Université Paris-Saclay. Ce Copil oriente nos projets qui s’inscrivent aussi dans le cadre de notre feuille de route Science ouverte, qui sera publiée très prochainement.

Nous bénéficions également de rapports privilégiés avec le Pôle Europe de l’Université Paris-Saclay, la direction de la Recherche et de la valorisation, ainsi qu’avec la Maison du Doctorat dans le cadre des parcours de formations proposés aux doctorants. Ces différents interlocuteurs se font d’ailleurs volontiers les relais de nos services auprès des chercheurs, ce qui contribue grandement à leur déploiement.

Enfin, notre réseau global, formalisé et officialisé à travers la réponse à l’AAP Atelier de la donnée, et composé des partenaires des différents établissements de l’université, nous permet de couvrir l’ensemble des laboratoires. La constitution de ce réseau nous a également permis de compter dans nos rangs de nouveaux interlocuteurs réguliers, comme le DPO de l’Université Paris-Saclay, la MSH de l’Université Paris-Saclay ou encore le DIM-PAMIR, Domaine d’Intérêt Majeur Patrimoines matériels – innovation, expérimentation et résilience (réseau francilien accompagnant des projets en sciences du patrimoine).

Nous avons comme point d’entrée unique avec l’ensemble des chercheurs de l’université une adresse générique :  donnees-recherche@universite-paris-saclay.fr

Présentez une action particulièrement importante pour votre établissement d’accompagnement à la gestion des données.

Il nous est apparu primordial de pouvoir accompagner les chercheurs dans le cadre des projets européens, et plus particulièrement en amont, lors de leurs réponses aux appels à projets.

Nous avons, en collaboration avec une chargée d’affaires (qui accompagne le montage et le suivi des projets européens), travaillé à une offre de services, qui est aujourd’hui en cours de déploiement, autour de la Science ouverte et plus spécifiquement des données de la recherche dans le cadre des projets Horizon Europe.

Notre plan d’action est articulé autour de trois axes :

• Accompagnement en amont des projets : nous proposons aux candidats de les conseiller dans la rédaction des items liés à la Science ouverte et à la gestion des données dans les réponses aux AAP. Cet accompagnement se fait lors d’un entretien au cours duquel nous échangeons sur la prise en compte de la Science ouverte dans le cadre des projets, puis nous leur apportons des éléments à intégrer dans la trame des Work Packages. Une relecture leur est ensuite proposée. Nous travaillons également à concevoir des templates de « réponses-types » par grands domaines scientifiques ou par type de projets (encore à définir), pour guider les candidats. Il est également envisagé d’organiser des séminaires à destination des candidats pour les sensibiliser aux enjeux de Science ouverte dans le cadre des réponses aux AAP et dans le cadre des projets.

• Soutien en cours et fin de projet : les lauréats d’AAP européens peuvent nous contacter pour les accompagner dans la gestion de leurs données et la rédaction de leur DMP. Nous prévoyons également de pouvoir intervenir lors des kick-off meetings des projets afin de présenter rapidement les obligations de Science ouverte, présentation qui pourra aussi être faite lors de webinaires dédiés aux porteurs de projets. Enfin, notre outil Bibliolabs (application bibliométrique qui fournit des informations à propos des structures de recherche de l’Université Paris-Saclay) offre déjà une  liste des jeux de données déposés dans le cadre des projets européens, grâce à un repérage basé sur OpenAire.
• Formations inter-services : lors de nos échanges, il nous est apparu très enrichissant de bénéficier des connaissances de chacune. Nous avons donc la volonté de proposer des formations entre nos deux services, la DiBISO et le Pôle Europe, que ce soit au contexte des contrats européens ou à celui de la Science ouverte. Nous organisons une première session en juin 2022 au cours de laquelle nous présenterons à nos collègues chargés d’affaires Europe les pratiques de la Science ouverte (publications, données, DMP) dans les AAP Horizon Europe.

Nous avons donc tissé des liens étroits avec le Pôle Europe, qui est notre premier relais auprès des chercheurs dans le cadre des projets Horizon Europe, ce qui nous permet de gagner en visibilité et de construire notre légitimité auprès des chercheurs. Notre collaboration est aujourd’hui consolidée par notre intégration à cette entité, formalisée par la participation de l’un de nos collègues aux réunions hebdomadaires de ce service.

Nous espérons maintenant pouvoir développer ces mêmes actions au profit des porteurs de projets ANR.